我國第一部《民法典》已於2020年5月正式通過，並將自2021年1月1日起生效。這部民事生活百科全書式的法典，對於人力資源、勞動用工管理合規是否產生影響和挑戰？有哪些方面的重要影響？用人單位又該如何應對呢？

“人格權編”的影響--隱私與個人信息保護

《民法典》在人格權編專設“隱私權和個人信息保護”一章，表明其對個人信息和隱私保護的重視程度。其中，關於侵犯隱私權的違法行為及處理個人信息應遵循的原則和方式條款，對於勞動管理影響最大。

一、員工隱私權保護。

用人單位與員工的日常溝通與聯系方式將受到限制。根據《民法典》第1033條，除法律另有規定或者權利人明確同意外，用人單位不得以電話、短信、即時通訊工具、電子郵件、傳單等方式侵擾員工的私人生活安寧﹔不得拍攝、窺視、竊聽、公開他人的私密活動、私密部位﹔不得處理他人的私密信息。

據此，在用人單位日常勞動管理中，需要特別注意避免上列禁止的行為。在工作時間之外，不要向員工發送短信、微信、電話來溝通工作。對於工作場所的視頻監控范圍，也需要進行必要清理和減少。比如，對員工衣帽間、衛生間入口等空間應盡量避免視頻監控。當然，前述行為如果獲得了員工的同意，則無不可。

二、員工個人信息的保護。

首先，用人單位使用和處理員工個人信息的范圍及程序將受到嚴格限制。

《民法典》規定的個人信息涵蓋范圍很廣泛。根據第1034條的定義，“個人信息”的法律特征在於可用以識別特定自然人的身份，包括姓名、出生日期、身份証件號碼、生物識別信息（血型、DNA等）、住址、電話號碼、電子郵箱、健康信息、銀行信息、個人履歷、行蹤信息等。也就是說，如果一項信息單獨或與其他信息結合后，足以辨認出具體的、特定的個人身份，即屬“個人信息”。可見，根據這個定義，在人員招錄和日常勞動管理中，用人單位收集的員工信息，很大部分都屬於個人信息。

同時，個人信息的處理將受到明確規范。《民法典》第1035條規定了個人信息處理（包括收集、存儲、使用、加工、傳輸、提供、公開）的原則與條件。應遵循合法、正當、必要原則，不得過度處理﹔條件則包括征得同意、公布相關規則、目的、方式、范圍等。

目前，用人單位是根據《勞動合同法》第八條所賦予的知情權，來收集和使用身份証號碼等個人信息的。但相關法律並未對個人信息的范圍及使用界限作明確要求。《民法典》生效后，用人單位收集、使用員工個人信息的行為將受到明確限制。例如，用人單位就需要首先取得應聘者或員工明確同意，才能收集和使用個人信息。用人單位還應公告其收集和使用員工個人信息的程序、流程、用途、方法和涉及的信息范圍。

同時，根據《民法典》的要求，用人單位對於其收集到的員工個人信息，應採取各種合理、有效措施，確保安全，保証不被偷竊或泄露。用人單位自己更不能泄露或者篡改員工個人信息﹔非經法院或其他機關依法要求或者非經員工同意，也不能向第三方提供。而且，員工一旦向用人單位提出查詢、復制或更正自己的個人信息的要求，用人單位也需要及時滿足。

三、應對策略

首先，用人單位需要清理和明確員工的哪些信息屬於 “個人信息”，以便准確地將其納入法律合規工作范圍。其次，單位應事先征得應聘者或員工的同意，並在其同意的范圍內合理收集、使用其個人信息，不能過度使用。再次，用人單位需要制定規章制度，明確對個人信息的保護原則、收集、使用的程序與規則。從次，用人單位需採取諸如加密、加鎖、限制知悉范圍、簽署保密協議等技術措施，確保員工個人信息安全和不被濫用。最后，根據《民法典》第1038條，在必須提供員工個人信息的場合，盡量對信息做必要的加工處理，使其無法識別特定的個人身份且不能復原。

以上措施最關鍵的是制定相關規章制度。事實上，大多數跨國或外資企業，其《員工手冊》基本內容來源於境外，一般已含有隱私與個人信息保護內容。但在《民法典》頒布之后，外資企業仍需根據《民法典》來修訂相關規章制度。對於國內企業而言，大多數仍沒有這方面的制度，更有必要及時補充。

德恆律師事務所北京辦公室鄧益洲律師提供，如轉發請注明。